Die Problematik hab ich auch bei so manchen Kunden. Deswegen versuche ich auch die Postfächer inzwischen alles bis auf maximal zwei Jahre Vorhaltezeit zu zwingen und der rest ist in der Archivierung abrufbar.
Ein Mailpostfach ist ja eigtl. nicht dafür da Daten wie Bilder, PDFs, Pläne, sonstwas dauerhaft abrufbar zu machen :-).
Wegen den Timeouts müsstest du wohl mal im journalctl schauen ob irgendwie was auffällt oder schon direkt im Web-Admin unter Logs.
Tritt der Fehler denn bei allen Nutzern auf oder kannst du es weiter eingrenzen. Kann ja theoretisch an irgendwelchen Netzwerkproblemen hängen oder weiss der Geier was...
Ansonsten wenn's schnell gehen soll E-Mail an support@grommunio.com. Ihr habt dann ja wahrscheinlich eine Lizenz?