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  • [INFO] Demo - Räume antworten nicht auf Besprechungsanfragen

segro

Ressourcen und Räume können momentan angelegt und gebucht werden. Der "Resource booking attendant" ist noch nicht fertig und wird noch Zeit in Anspruch nehmen. Eine seriöse Angabe zum Fertigstellungstermin ist leider noch nicht möglich.

Während dies einfach scheint, ist eine gute Umsetzung ohne Kollateralschäden kein leichtes Unterfangen. Wie von grommunio gewohnt möchten wir hierzu keine defekte oder unzureichende Implementation liefern. Die Komplexität kommt durch verschiedenste mögliche Szenarien:

  • Jeder kann die Ressource buchen, aber ein Delegierter muss die Buchungsanfrage genehmigen: Verfügbar.
  • Jeder kann die Ressource buchen. Eine Genehmigung des Delegierten ist nicht erforderlich: Bald verfügbar, ~ Q2-Q3 / 2022. (Auto-Response)
  • Nur eine Liste von Personen kann die Ressource buchen. Alle anderen werden abgelehnt. Es gibt keine Delegierten: Noch nicht absehbar.
  • Nur eine Liste von Personen kann die Ressource ohne Zustimmung eines Delegierten buchen. Alle anderen benötigen die Genehmigung eines Delegierten: Noch nicht absehbar.

Last but not least ist diese Funktionalität und dessen Verwendung in den Protokollen sowie in Clients, z.B. Outlook nur unzureichend dokumentiert. Das bedeutet: Es dauert etwas.

Als temporary workaround ist folgendes mit Outlook möglich (z.B. durch Einbindung als shared Mailbox):

  1. Outlook: „Extras" -> "Optionen“.
  2. Register „Einstellungen“ -> „Kalenderoptionen“.
  3. Dialog -> Schaltfläche „Ressourcenplanung“.
  4. Option „Automatisch Besprechungsanfragen annehmen/Absagen bearbeiten“: an.
  5. (optional) Option „Besprechungsanfragen bei Überschneidungen automatisch ablehnen“: an.

Nachteil ist, dass diese Besprechungsanfragen nur bearbeitet werden, wenn Outlook geöffnet ist.

HTH

mwilliams changed the title to [INFO] Demo - Räume antworten nicht auf Besprechungsanfragen .

Hallo Herr Williams,
vielen Dank für die wie immer kompetente und ausführliche Antwort.

Die zweite Möglichkeit, ist die von mir präferierte, -> auto-accept , also bald verfügbar.
Wie übergangsweise die 1. Möglichkeit funktionier ist mir noch nicht ganz klar. Muss ich der Ressource als Delegate einen user zuweisen (z.B. Frau Mayer, Sekretariat) das alle Buchungen in einer shared Mailbox abnickt (bzw. automatisch beantwortet)?
Und dann muss Frau Mayer die u.g. Einstellungen in IHREM Outlook vornehmen? Welche Antwort bekommen dann die Teilnehmer? Etwas wie " Frau Mayer hat im Auftrag von Besprechungsraum01 Ihre Anfrage genehmigt?

Vielen Dank!

    segro,

    Sie vermuten richtig. Frau Mayer bekommt die Delegation, die Antwort ist dann eine Delegate-basierte Antwort. Dies kann mit Outlook automatisch oder manuell geschehen.

    Tipp: Full Store Permissions wird der shared store automatisch zu Outlook hinzugefügt.

    8 months later

    Hallo, das Thema ist ja schon ein bissl älter, soweit ich das sehe aber immer noch aktuell.
    Einladungen via Webmail werden schon korrekt gebucht, aber über Outlook noch nicht.
    Wie ist denn hier die timeline / roadmap? Q3 ist ja bald vorbei...

    9 months later

    Hallo,

    gibt es zu diesem Thema neuere Informationen? Ich bin gerade am evaluieren ob wir von kopano auf grommunio umsteigen können. Kopano ist quasi tot und der support in etwa inexistent. Das Ressources Buchen ist für uns jedoch absolut essentiell relevant. Wenn das nicht funktioniert, können wir grommunio nicht einsetzen.

    Dem früheren Post zu Folge, sollte ein auto responder etwa Q3 letztes Jahr released werden. Ich habe jedoch leider nichts dazu gefunden, ob er released wurde, und wie man das nutzt. Wäre für jede Hilfe dankbar. Ansonsten wäre grommunio ein viel versprechender Kandidat, wäre schade wenn das wegen so einem Feature ausscheiden würde.

    LG
    s.gruner

    • PRJ replied to this.

      sgruner Die Info habe ich Ende letzter Woche bekommen:
      "Never the less automatic meeting processing is still very high on the list of features we want to implement. I can imagine that our product management will put this on the roadmap again for Q4/2023. (without any garantees)"
      Momentan muss ich als Admin immer die Buchungen akzeptieren bzw. über die Weboberfläche als gelesen markieren, da diese ansonsten nicht automatisch am Kalender landen 😉

        PRJ ok danke für die Info. Bei 4 Räumen und einigem an Equipment ist ein händisches Bearbeiten der Buchungen nicht realistisch. d.h. derzeit ist grommunio leider raus, obwohl es sehr vielversprechend ist.

          sgruner

          Issue ist auf der (internen) Roadmap. Umsetzungszeitraum (noch) unbekannt, interne Referenz: #409

            2 months later

            mwilliams , gibt es da schon etwas Neues dazu?
            Praktisch all unsere Kunden mit mehr als 3, 4 Leuten nutzen Raum-Buchungen und auch Ressourcen-Buchungen.
            Nur Wenige lassen dies moderieren und setzen automatisches Annehmen/Ablehnen ein, was ich sehr gut nachvollziehen kann bei überschaubarer Anzahl Räume und vor allem fähigen Mitarbeitenden,.

            Eine +1 also von mir für diese immens relevante Feature.

              2 months later

              jassonmc

              Wir benötigen dieses Feature ebenfalls, es ist einer der Hauptgründe, warum wir aktuell nicht von unserem Microsoft Exchange 2019 OnPremise-Server wegkommen,...

              a month later

              @mwilliams
              Im letzten Partner-Webinar hatte ein Entwickler aus Brasilien erwähnt, dass dieses Feature "high on the todo list" sei. Ist leider noch immer einer der Hauptgründe, dass wir nicht mal dran denken können bestehende Kunden mit mehr als einer Hand voll Mailkonten für Grommunio zu gewinnen, da es bei praktisch allen von vorn herein ein show stopper ist.

              Gibt es denn da mittlerweile schon was konkreteres?

              Danke für einen kurzen Statusupdate.

                jassonmc

                Ist nach wie vor ein high prio Thema.

                Schon die Release Notes zu 2023.11.1 gelesen? Das waren noch wichtigere Themen. Einschätzung: noch Q4, da wir sogar schon eine branch mit dem feature haben, nur kommt es noch nicht durch die QA. Einfach nochmal mit Olamide oder mit dem Sales Kontakt aufnehmen. Grommunio ist Open Source, pull requests werden auch angenommen, wenn die Ergebnisse aus der QA stimmen.

                @mwilliams
                Danke für die umgehende Reaktion.
                Ja, Releasenotes habe ich genau durchgelesen und es wird auch schnell klar, dass da sehr viel Schweiss und Arbeit drin steckt und das dort highest prio Sachen mit dabei waren, was ich absolut nachvollziehen kann.

                Aber ich bin schon mal froh zu hören, dass da ein Branch mit dem Feature bereits vorhanden ist, was auf eher kurzfristige Fertigstellung hoffen lässt, super.

                Wir sind ein Hostingbetrieb ohne eingene Entwicklung, weshalb wir grommunio nicht mit code, aber entsprechend kommerziell untestützen durch die Lizenzierung 🙂

                Schade dass das noch nicht geklappt hat, ich hätte das persönlich wichtiger gefunden als manche anderen Themen, die mit dem Release gekomment sind. Wir hoffen darauf, dass dieses Feature (eine Exchange-Grundfunktion...) möglichst bald nachgeliefert wird.

                20 days later

                @mwilliams Gibt es denn mittlerweile eine zeitliche Einschätzung, zu wann dieses Feature implementiert sein soll?

                Vorerst würde es auch reichen, wenn ankommende Termine für Shared Postfächer automatisch zum jeweiligen Kalender hinzugefügt werden, sodass zumindest automatisch ersichtlich ist, ob z.B. ein Besprechungsraum bereits geblock ist oder nicht. Momentan muss ich immer manuell auf die Termine klicken, damit sie überhaupt im Kalender erscheinen. Wir hatten jetzt schon öfter das Problem von doppelt gebuchten Ressourcen, da es im Kalender einfach keine Info gab.

                2 months later

                Hallo zusammen,

                gibt es inzwischen neuigkeiten zur Thematik? Ich habe inzwischen versucht das Ganze thema dahingehend zu umgehen, dass ich den Personen die eine Ressource "buchen" möchten, volle rechte auf den Kalender gebe, damit der Termin einfach dort mit eingetragen wird, ähnlich zu dem direct-booking unter kopano, jedoch leider ohne erfolg. der auto accepter wäre nach wie vor die beste lösung. wann können wir damit rechnen?

                Die buchung von Terminen und ressourcen ist eines der zentralsten features einer groupware, was es von einer ""normalen" mailing lösung wie dovecot usw. abhebt. Wirklich schade dass das bisher nicht funktioniert. das ist der einzige roadblock der verhindert, dass wird zu grommunio wechseln können. Kopano ist EOL und wir müssen zeitnah eine andere Lösung umsetzen. Ich bin nicht gerade wild auf MS exchange und nach vielen vielen Tests zeigt sich einfach, dass grommunio die beste Alternative für uns ist. Ohne funktionierendes Ressourcenmanagement ist das jedoch leider nicht möglich.

                Ich bin auch gerne bereit als Beta-Tester für die Funktion zu agieren. Alles was hilft, dass wir dieses grundlegende Feature bald bekommen.

                • PRJ likes this.

                Ich hoffe, das dieses Problem bis Ende März erledigt sein wird.

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